第1章

你需要的是一个外挂硬盘，能够帮助我们记录、规划大脑容易遗忘和混乱的日常任务。

这是我实践至少 4 年的经验，本文不仅包括搭建理论，还包括具体的实操步骤，细到可以说是手把手教了，看如果搭建不出来，请来打我，不看的同学，保证吃大亏。

下面正文开始.....

什么是任务管理系统？

我们先不回答这个问题，直接上个场景~

假如你今天有 3 件事情要做：给客户发邮件、开组会、去楼下取快递。你会怎么安排？

你可能会说，脑子里记一下，按顺序做呗。

但是，假如你现在是某项目负责人，手头同时推进 5 个项目，每个项目都有几十个甚至上百个待办事项，涉及跨部门协作、时间节点、资源调配……现在你需要清晰地知道每个项目的进度、下一步行动是什么、有没有延误风险，请问你如何管理？

全靠脑子记吗？累死你，这还不算突发的紧急任务、领导随时交代的零碎工作、以及你自己的学习计划、生活琐事……

不仅仅是管理项目，你每天还要处理上百条信息：邮件、微信、钉钉、电话、当面沟通……每个都可能产生新的任务或影响已有任务。

仅凭人脑是没有办法处理这么大的信息量的。

那么那些效率高手、项目经理，是如何解决这些问题的？

当然是靠着一套任务管理系统，让一切清晰化，优先级化，系统化，把人从混乱和遗忘中解放出来。

如果没有这套任务管理系统试想怎么样？

同理，我们的任务管理系统就相当于这个项目管理系统，而任务就如同这一个个待办事项...你每天都被各种事情轰炸，感觉自己像个救火队员，疲于奔命，却总是漏掉重要的事，总是感到焦虑和失控。

你的桌面堆满了便利贴，上面写满了各种提醒，有的已经泛黄，你甚至不知道上面写的是什么。你的手机备忘录里躺着一堆杂乱无章的清单，你很少会打开它们，因为光是看到那个列表就觉得头大。你总是答应别人“好，我记下了”，然后转头就忘了。

项目汇报时，你支支吾吾，说不清具体进度；同事找你协作，你一脸茫然，不知道该从哪里开始；下班回家，你突然想起今天忘了处理一件重要的文件，只得懊恼地加班。这种感觉是不是很糟糕？是不是让你觉得自己效率低下，能力不足？

但问题真的出在你身上吗？或许不是。问题出在你的“外脑”——你的任务管理系统，根本就没有建立起来。或者说，你现有的“系统”，混乱得还不如没有。

想象一下，如果你的任务都有条不紊地排列着，清晰地标明了优先级、截止日期、所属项目、下一步行动；如果每成一件事，都能在系统中轻松标记，获得一种“搞定”的满足感；如果你的系统能自动提醒你即将到期的任务，让你永远不会错过重要节点；如果你的系统能让你一眼看到所有正在进行的任务，以及它们之间的关联……