第1章

什么是高效工作者和普通人的区别？

我给你举个例子你就懂了。

假设你的手机相册里有100张照片，你想找到去年春节和家人的那张全家福，你会怎么找？

你可能会说，下拉翻一翻，很快就能找到啊。

但是，如果你的手机相册里有超过10,000张照片，没有任何分类，没有任何命名规则，现在你想找到那张特定的全家福，你该怎么办？

一张一张翻吗？

别开玩笑了，10,000张照片，就算每张只看1秒，不间断浏览也需要近3小时。而在现实生活中，我们的数码设备里往往积累了数万甚至数十万张照片。

那些工作高效、从不错过任何重要事项的人，都有一套自己的任务管理系统。有了它，你就可以把所有需要成的工作、待办事项和想法全部交给"外脑"处理，再也不会遗漏，大脑负责思考和创造，"外脑"负责记录和提醒，彼此形成美互补，各自发挥所长，工作效率成倍提升，效果简直惊人。

不仅是照片管理，想想你的工作邮箱、微信消息、会议安排、项目截止日期、客户联系方式……每天我们都要处理成百上千条信息。

试问，如果只靠大脑记忆，你能同时掌控这么多信息吗？

那么，那些看起来总是游刃有余的高效能人士是如何解决这些问题的？

答案就是：依靠一套整的任务管理系统，让一切有条不紊，规则清晰，系统化运作，真正把人从繁杂事务中解放出来。

你可以想象一下，如果没有这样的管理系统，你的工作状态会是什么样？

所以，我们需要构建的任务管理系统，就像是给自己配备了一个私人助理，而各种任务就如同需要分类整理的文件一样，被系统妥善安排。

为什么我们需要这样一个"外脑"系统？

首先，人脑容量有限且容易遗忘。心理学研究表明，一个人同时能处理的信息量非常有限，而短期记忆更是脆弱不堪。我们可以轻松记住一个七位数的电话号码，但要同时记住十个不同的电话号码几乎是不可能的。

其次，信息过载时代，我们每天接收的信息量呈指数级增长。据统计，现代人每天接收的信息量相当于18世纪一个人一生接收的信息总和。没有系统化管理，我们注定会被信息海洋淹没。

比如，你是否曾有过这样的经历：

早上醒来，打开手机，发现十几条未读消息、几封重要邮件，还有三个会议安排。上班路上，你脑海中不断回放着今天需要成的工作：成那份报表、回复客户邮件、准备下周演讲的材料、约时间和团队成员讨论新项目……到了公司，老板又临时增加了几项任务。

午饭时间，你突然想起忘了给家里的水电费缴费。下午开会时，你被提醒需要准备月底的工作总结。下班前，同事告诉你明天有个重要客户要来访，需要你准备演示材料。