第4章

要点：

1. 固定时间：建议每天结束工作前或开始工作前，或者每周固定一个时间（如周五下午）来处理收集箱。

2. 快速浏览：快速过一遍收集箱里的所有内容。

3. 四个去向：对每一条记录，判断它的性质，并决定它的去向：

- 可立即成（2分钟内）：立刻做掉。

- 需要稍后成：转入“下一步行动”列表，并设置截止日期、优先级等。

- 需要多人协作：转化为具体的任务，并指定负责人、沟通相关方。

- 只是一个想法/参考：转入你的笔记系统或其他参考资料库。

4. 清空收件箱：处理所有记录后，确保你的收集箱是空的。

如何做：

- 在你的日历或任务系统中设置一个固定的“收集箱处理”时间。

- 严格执行这个时间，把它当作一个重要的会议。

- 处理时，关闭其他 分散注意力 的通知，专注清空收集箱。

常见错误：

- 堆积：长时间不处理收集箱，导致里面堆满杂乱的信息，失去其应有的作用。

- 拖延：遇到不想处理的任务就跳过，让它们一直躺在收集箱里。

第四步：建立任务分类与结构。

目标：根据任务的性质、所属项目、生命周期等，建立一套清晰的分类体系。

要点：

1. 项目（Projects）：用于管理有明确目标、需要多个步骤成的复杂任务群。例如：撰写年度报告、组织部门团建、学习Python位置编程。

2. 领域（责任领域）：用于管理你长期负责的、没有明确结束时间的领域。例如：工作、健康、家庭、学习、个人发展。任务可以归属于某个项目，也可以归属于某个领域。

3. 上下文/场景（背景）：根据成任务所需的环境或工具进行分类。例如：@电脑（需要在电脑上成）、@电话（需要打电话）、@办公室（只能在办公室成）、@外出（外出时可做）。

4. 优先级（优先事项）：区分任务的紧急程度和重要程度。常用的有四象限法（紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急），或者简单的A/B/C等级。

5. 截止日期（到期日期）：为有明确时间要求或期望成的任务设置截止日期。

如何做：

- 在你的任务工具中创建对应的项目列表、标签、优先级等级等。

- 在处理收集箱时，将任务归入相应的项目或领域。

- 为任务设置截止日期和优先级。

- 根据任务所需的上下文添加标签。

举例：

- 收集箱中的“写周报”，处理时将其归入“工作”领域下的“日常工作”项目，设置截止日期为周五，优先级为A，上下文为@电脑。

- 收集箱中的“给妈妈打电话”，处理时将其归入“家庭”领域，设置优先级为B，上下文为@电话。