新项目的资料在苏晓的桌面上堆成了小山。她花了一整晚的时间,将这些资料全部消化完毕,并梳理出一条清晰的项目脉络。
这个代号“启明”的项目,目标是开发一款针对年轻白领的健康管理APP。
涉及到的部门包括市场部、技术部、设计部和运营部。
顾衍之让苏晓跟进,核心任务就是确保信息在不同部门间流畅传递,并及时发现并上报阻塞。
苏晓做的第一件事,就是制作了一份极其详细的“项目周报”模板。
这份模板不仅要求各部门填写进度百分比,更要求他们用简明的语言描述本周完成的具体事项、遇到的关键问题、以及下周的详细计划。
她还特意留出了一栏“风险预警”,用于提前标识可能影响进度的潜在麻烦。
模板发到项目群里,立刻引来了一些微词。
技术部总监张昊第一个在群里发声。
张昊苏秘书,我们程序员时间很宝贵,每周写这么多文字,是不是太形式主义了?看进度百分比不就够了?
苏晓看着屏幕,手指飞快敲击键盘回复。
苏晓张总监您好,进度百分比只能反映结果,无法体现过程。顾总需要了解的是,为了达到这个百分比,我们具体做了什么,遇到了什么困难,以及下一步准备如何行动。这有助于他精准把握项目健康度,并在资源上给予及时支持。
她的话有理有据,直接将汇报的重要性提升到了“支持项目”和“获取资源”的高度。
张昊回了一串省略号,没再反对。
苏晓面色不变,关掉了聊天窗口。她不需要所有人都喜欢她,只需要他们按要求把事情做好。
一周时间很快过去,到了第一次收取周报的日子。
市场部、设计部和运营部的周报都按时提交了。唯独技术部的报告迟迟未交。
苏晓没有在群里催促,而是直接拨通了张昊的内线电话,语气公事公办。
苏晓张总监,打扰了。项目周报截止时间已到,技术部的报告还需要多久?
电话那头传来张昊有些不耐烦的声音。
张昊在弄了在弄了,有个数据没核对好,晚点发你。
苏晓具体是哪个模块的数据需要核对?如果需要其他部门配合,我可以立刻协调。
苏晓追问,不给他模糊处理的机会。
张昊顿了一下,才含糊道。
张昊就是用户注册流程那边的预估开发时长,和之前排期有点出入,我们在内部确认。
苏晓好的。请务必在今天下班前提交。顾总明早需要看到完整的项目周报。
张昊知道了。
张昊挂断了电话。
苏晓不为所动。她很清楚,一旦开了延迟的先例,后续的项目管理就会困难重重。
下班前十分钟,技术部的周报终于躺在苏晓的邮箱里。她立刻开始汇总整理。
然而,在核对各部门提交的数据时,她发现了一个明显的问题。
市场部在周报的“风险预警”一栏中提到,根据最新市场调研,用户对于“社交属性”功能期待值很高,建议提升该功能的开发优先级。
但技术部的周报里,关于“社交功能”模块的开发排期,却排在了一个月之后,备注的原因是“该模块技术复杂度评估较高,需投入更多前期设计时间”。
两个部门的认知和计划出现了严重脱节。
苏晓没有立刻将这份存在内部矛盾的周报提交给顾衍之。
她先是调出了市场部提交的详细调研数据附件,确认了“社交属性”确实是目标用户的核心诉求之一。接着,她又翻看了项目启动会时确定的“核心功能清单”,确认“基础社交功能”位列其中。
问题很明显了。
市场部基于用户反馈提出了紧急需求,而技术部却因技术评估仍按原定,甚至可能已滞后的计划在执行。
双方缺乏有效沟通。
苏晓拿起内线电话,分别打给市场部经理和技术部总监张昊,言简意赅地说明了她发现的矛盾点,并提议。
苏晓顾总明天会审阅周报。在提交之前,是否建议我们三方先进行一次十分钟的简短电话沟通,对齐一下对‘社交功能’优先级和排期的认知?避免顾总看到矛盾数据后质询,浪费各位更多时间。
她的话术很巧妙。不是指责谁对谁错,而是强调“避免老板质询,节省大家时间”。
这让原本可能互踢皮球的两个部门负责人,都迅速接受了她的提议。
十分钟的电话沟通效率很高。市场部展示了强有力的数据支持,技术部也阐述了当前遇到的具体技术难点。
最终,双方达成一致:技术部在本周内输出一份“社交功能”的详细技术方案与重新评估后的排期,市场部则根据新的排期调整后续的预热宣传计划。
挂断电话后,苏晓迅速修改了项目周报。她在“社交功能”这一项后面,增加了一个备注栏,清晰写道:市场部与技术部对功能优先级认知存在偏差,已于X月X日沟通对齐。技术部将于本周内提交新排期,市场部同步调整计划。
做完这一切,她才将最终版的周报发送给了顾衍之。
第二天上午,顾衍之看完周报,把苏晓叫了进去。
他指着周报上那条新增的备注,抬眼看向苏晓。
顾衍之这个偏差,是怎么发现的?
苏晓在汇总各部门数据时发现的矛盾。
顾衍之怎么处理的?
苏晓在提交给您之前,协调市场部和技术部负责人进行了一次简短沟通,促使他们双方对齐了认知,并确定了下一步行动计划。
顾衍之点了点头,目光在她脸上停留了两秒。
顾衍之【反应迅速,处理方式成熟。没有直接把问题丢上来让我裁决,而是先推动部门间自己解决。】
顾衍之【很好,省了我不少事。】
顾衍之以后这类协调,就你来吧。
顾衍之低下头,开始批阅其他文件,语气随意却意味着放权。
顾衍之出去吧。
苏晓是,顾总。
苏晓转身,轻轻带上办公室的门。