第9章

- 下一步行动清单（下一步行动）： 这是所有可以立即执行的下一步行动的集合。你可以根据情境（Context）来组织它们，例如“在办公室”、“在家里”、“在路上”、“打电话”、“使用电脑”等。这样，当你处于某个特定情境时，就知道可以做什么。

- 等待清单（等待）： 对于已经委派给别人或需要等待某个条件满足才能继续的任务，把它们放在等待清单里，并记录委派对象或等待的条件。

- 将来/也许清单（一些/也许）： 那些目前不需要做，但将来可能想做的事情或想法，放在这里。定期回顾这个清单，看看是否有可以转化为行动的。

- 参考资料（参考）： 所有不需要行动但有用的信息，比如会议记录、联系方式、学习笔记等，进行分类归档，方便将来查阅。

组织的关键在于建立一个清晰、可检索的结构，让你的所有事项各归其位，当你需要执行某个任务时，能够快速找到相关的下一步行动。这就像图书馆的分类索引，让你能够根据书名、作者或类别快速找到书。

4. 回顾（审阅者）：

一个好的图书馆管理系统需要定期盘点和维护，以确保书目准确、借阅记录清晰。你的“外脑”也需要定期回顾。

GTD强调“每周回顾”（每周回顾），这是整个系统运转的关键。每周花一段时间，彻底清空你的收集篮，处理新收集的内容，回顾所有的清单（项目、下一步行动、等待、将来/也许），更新任务状态，删除已成的，添加新的事项，检查你的日历，确保所有事情都在正轨上。

每周回顾就像一次全面的“系统体检”和“库存盘点”，它确保你的系统是最新的、整的、可靠的。只有这样，你才能对自己的工作和生活有清晰的掌控感，避免遗漏重要事项。

除了每周回顾，你还可以进行每日回顾（快速查看当天的任务）和季度/年度回顾（评估长期目标和项目进展）。

5. 执行（接通）：

前四个步骤都是为了更好地执行。有了清晰的收集、处理、组织和回顾系统，执行就变得水到渠成。

当你需要做事情时，不再需要漫无目的地在大脑中搜索，而是查看你的“下一步行动”清单，根据当前的情境和精力，选择一个最合适的事项来执行。

执行阶段的关键在于信任你的系统。一旦一个事项被放入系统中并安排好下一步行动，你就可以暂时忘记它，将注意力集中在当前正在做的事情上。你的“外脑”会负责在需要的时候提醒你。

执行就像图书馆的借阅流程，当你需要阅读某本书时，通过系统找到它，然后专注于阅读本身，而不是担心还有多少书没找到。

如何选择和使用工具来构建你的“外脑”？

市面上有很多工具可以辅助GTD的实践，常见的有：